Persiapan APCS, 26 Januari 2025

Berita, Peristiwa26 Dilihat

Dokpri

Persiapan APCS, 26 Januari 2025

Tanggal 26 Januari 2025, pukul 16.00 seluruh team APCS (Asia Pacific Symposium) terutama Sie (bagian) acara hadir untuk mengikuti briefing dari bapak Birgjen TNI Marinir Sandy M. Latief  sebagai host pada acara akbar kedua setelah pelaksanaan APCS di Bali di bulan Maret 2023 yang lalu.

Gladi Acara di laksanakan di Ballroom Hotel Pulman, Ciawi Bogor. Hujan deras mengguyur hampir seluruh wilayah Bogor tidak menghalangi kami untuk mengikuti gladi simposium dan Gala Dinner. Ketika kami sampai di tempat gladi, saya melihat team dari Kemlu (Kementrian Luar Negeri) telah hadir juga di acara tersebut. Saya segera menghampiri mereka dan memperkenalkan diri agar selanjutknya kami bisa bekerja sama dengan baik.

Di momen ini saya berusaha untuk bersatu dengan team dari Kemlu yang saya pikir ini adalah momen pertama kali bagi kami untuk berkolaborasi. Tentunya terdapat beberapa persamaan maupun perbedaan persepsi dalam penyebutan istilah maupun rundown acara. Pada rapat zoom sebelumnya saya memang tidak banyak memberikan masukan karena saya masih ingin mendengarkan apa yang menjadi keinginan host dan saran dari team Kemlu.

Setelah saya menjelaskan secara rinci tentang rundown yang sudah kami buat (team acara APCS), team dari Kemlu mulai mengerti apa yang kami maksudkan.  Intinya kami ingin belajar dari budaya dari Kemlu namun tidak semua budaya dapat kami adopt untuk kami aplikasikan karena TNI AL memiliki budaya dan tradisi sendiri ketika mengadakan acara internasional. Apapun penyebutannya baik itu FGD (Focus Group Discussion) atau simposium kami berusaha mengikuti apa yang telah di rencanakan dan disepakati oleh panitia.  Saya juga menjelaskan kegiatan APCS pertama di Bali pada tahun 2023 yang saya nilai cukup berhasil walau tidak diikuti oleh banyak negara.

Saat itu, pada APCS 2023 terdapat dua (2) moderator dari TNI AL dan dua (2) moderator dari Cak Ning (sebutan di Surabaya) dari Bali. Sehingga kami berpasangan pada saat menjadi moderator. Host pada saat itu yang kebetulan masih Brigjen TNI Marinir Sandy M. Latief menghendaki kami untuk tik tok-an sehingga saya membantu membuat script untuk moderator. Kami berlatih dua kali agar dapat saling menyelaraskan ketika tampil. Alhamdulillah acara sukses pada saat itu.  Nah dipersiapan hari pertama APCS kedua 2025 di Hotel Pulman diharapkan lebih sukses dari APCS 2023 di Bali.

Beberapa kali perubahan rundown membuat sedikit penyesuaian bagi MC (Master of Ceremony) untuk menyiapkan karena perubahan situasi dilapangan. Team dari Kemlu menghendaki beberapa perubahan namun tidak semuanya dapat dimasukkan karena host sudah merencanakan dengan rinci jauh hari sebelumnya. Kemlu mengusulkan untuk moderator akan tampil sendiri-sendiri. Dan saya mendapat giliran di sesi kedua. Persetujuan tentang penyebutan Chairman, Co-Chairman, Chair person atau moderator akhirnya dapat disepakati.

Sementara kami berdiskusi dengan team Kemlu, Sie lain melanjutkan gladi dan terus menyiapkan dekorasi maupun paparan yang akan ditampilkan.  Pukul 20.00 team acara dan team dari Kemlu mendapat undangan makan malam dari host (Bapak Brigjend TNI Marinir Sandy M. Latief dan ibu) di restoran di luar area Hotel Pullman. Kami berjalan kaki menuju restoran karena jaraknya tidak jauh dengan Ballroom Hotel Pullman.

Di situ kami berbincang tentang pengalaman kami masing-masing juga berbicara ringan tentang makanan favorit. Momen itu saya anggap sebagai ice breaking yang menciptakan suasana keakraban bagi team APCS 2025. Niat baik dan hati bersih akan memandang suatu momen menjadi positif. Saya pribadi tidak begitu memperdulikan jika ada yang tidak merasa nyaman dengan apa yang telah diputuskan bersama. Yang terpenting acara dapat berjalan dengan lancar dan sukses.

Pukul 21.00, kami kembali ke akomodasi masing-masing.  Ada yang menginap di hotel dan ada yang menginap di Villa di sekitar hotel Pullman.  Saya dan team acara wanita tinggal di Villa Bromo, 10 menit dengan mobil. Persiapan berikutnya saya menyiapkan seragam yang akan dikenakan, script moderator dan terutama persiapan mental untuk tampil.

Itulah cerita tentang persiapan saya menjadi bagian dari team acara pada APCS 2025.

Jonggol, 5 Februari 2025

Nani Kusmiyati

Pecinta Literasi

Tinggalkan Balasan

1 komentar