PENTINGNYA PERWIRA ACARA
Pada kegiatan formal dan semi formal, perwira acara sangat berperan penting terhadap keberhasilan acara. Demikian juga dengan keberhasilan Master of Ceremony (MC) sangat bergantung dengan perwira acara.
MC tidak hanya membaca drafnya namun harus memperhatikan arahan atau kode yang diberikan perwira acara.
Dinamika terberat bagi MC jika banyak terdapat perubahan yang mendadak dari agenda yang telah direncanakan.
Jika perubahan agenda terjadi 1 (hari) menjelang acara tidak akan Menjadi masalah bagi MC. Namun jika perubahan agenda acara pada saat MC hendak tampil maka dapat membuyarkan fokus MC. Betatapun hebatnya seseorang dalam public speaking, tanpa persiapan yang matang akan mempengaruhi penampilannya.
Perwira acara tidak boleh jauh dengan MC karena perwira acara juga yang memperhatikan dan mengingatkan MC setiap agenda yang dipandu MC. Jika MC menemui kesulitan atau ingin berkonsultasi yang MC tidak yakin, maka dapat menanyakan kepada perwira acara. Sebagai contoh menanyakan nama pejabat yang semula tidak ada pada susunan acara karena kehadiran pejabat tersebut mewakili maka MC bisa bertanya kepada perwira acara. Juga siapa yang yang akan menyerahkan cindera mata apakah tetap sesuai dengan rencana atau ada perubahan.
MC tidak mungkin menghafal semua tamu undangan. MC hanya mengingat tamu-tamu penting, jika memungkinkan MC harus tahu tamu penting tersebut melalui foto-foto yang di dapatkan dari perwira acara atau sumber lain. Perwira acara dapat dibantu oleh wakilnya, namun MC hanya berpegang pada Ketua acara kecuali Ketua acara memberikan mandat kepada wakil acara karena ada kegiatan mendadak dari pejabat di acara tersebut.
Saya pernah mengalami ketika ada tamu dari Malaysia dan terdapat 2 MC berbahasa Inggris dan Indonesia. Acara diadakan di sebuah hotel di Jakarta. Pada awalnya susunan acara menyebutkan speech Ketua Delegasi dari Indonesia diagendakan sebelum dinner reception namun tiba-tiba diubah, speech setelah dinner reception. Info perubahan agenda langsung diberitahu dari Ketua Delegasi Indonesia ke perwira acara ketika masuk ke tempat acara. Sambil menghantar Ketua Delegasi masuk, perwira acara dengan buru-buru menyampaikan pesan tersebut kepada kami berdua sebagai MC.
Kami menjadi sedikit panik karena info perubahan itu juga harus diberitahu ke pihak hotel yang akan menyajikan makanan juga group band serta penyanyi yang akan tampil.
Sementara itu kami harus segera menyapa para tamu karena acara segera dimulai. Perwira acara berdiri di dekat pintu masuk jauh dari kami, sehingga susah bagi kami untuk meminta bantuan ke perwira acara untuk memberi tahu team lain (pihak hotel dan group band) jika ada perubahan. Kami, MC saling berpandangan sedikit kebingungan.
Akhirnya acara saya buka dalam bahasa Inggris diteruskan junior saya dengan berbahasa Indonesia. Pada saat menyebutkan bahwa sebentar lagi hidangan akan disiapkan namun hidangan tidak kunjung tiba. Saya berusaha mencari kalimat agar perhatian para tamu tertuju kepada kalimat yang saya katakan. Namun saya tidak dapat berbicara banyak karena acara tersebut adalah acara resmi. Sehingga saya meminta junior saya yang menjadi MC bahasa Indonesia untuk segera memanggil group band dan penyanyi untuk tampil.
Yang bikin sedikit membuat kesal, group band dan penyanyi tidak segera ke tempat acara. Mereka seperti tidak merasa bersalah karena dia berpatokan pada jam yang sudah terjadwalkan. Perwira acara baru sadar ketika junior saya memberi tahu bahwa makan malam harus segera dihidangkan. Pihak hotel juga sedikit kaget karena adanya perubahan agenda acara. Mereka sedang menyipakan makanan pembuka dan memanaskan main course (makanan utama).
Saya sempat diam sejenak dan hanya tersenyum ke para tamu sambil menyembunyikan kekesalan saya. Ketua Delegasi sudah melihat lurus ke mata saya. Saya tidak begitu mengambil hati karena pemberitahuan agenda sangat mendadak dan menyebabkan ketidak tepatan pihak lain. Suatu acara tercipta bagus jika ada keharmonisan diantara seksi yang sudah ditunjuk.
Saya agak tenang ketika melihat group band dan penyanyi datang. Barulah saya mulai bersuara lagi dengan memberi tahu bahwa sambil menunggu santap makan malam disajikan, para tamu dapat menikmati beberapa lagu. Suasana kaku agak mencair ketika hidangan pembuka sudah datang. Malam bergulir serasa lama bagi kami, MC.
Akhirnya selesai seluruh rangkaian acara, saya dan junior saya menjadi lega. Namun kami berdua berdiskusi panjang setelah acara padahal malam sudah sangat larut dan saya belum tahu akan pulang dengan siapa. Kami berdua masih kecewa dengan kejadian yang menimpa kami. Perwira acara meminta maaf. Kamipun juga meminta maaf jika panitia tidak puas dengan penampilan kami sebagai pembawa acara. Perwira acara tidak menyalahkan kami karena memang agenda yang sudah tersusun diubah secara mendadak.
Pengalaman ini benar-benar tidak pernah terlupakan. Sempat saya menghindar jika saya ditunjuk untuk menjadi MC tamu asing oleh kepanitiaan yang sama. Demikian juga dengan junior saya serasa tidak ingin lagi menjadi MC untuk kedua kalinya.
Itulah dinamika di lapangan. Apapun yang sudah kita siapkan dengan matang tetap saja ada hal-hal yang mengecewakan.Apalagi jika tidak kita persiapkan. “Take it for granted (terima saja seperti apa adanya).” Yang terpenting kita sudah berusaha dan berdoa. Segalanya serahkan ke Yamg Maha Kuasa.”
Nani kusmiyati
Jonggol, 30 September 2021
Artikel ke-38
