Kegiatan webinar optimalisasi peran guru bimbingan dan konseling di masa pandemi telah usai. Kegiatan sudah berlangsung hari Selasa tanggal 16 Februari 2021. Namun tugas panitia belum selesai. Tanggung jawab untuk menyampaikan materi dari dua narasumber dan sertifikat kepada peserta belum terlaksana. Rencana dari ketua panitia Dra. Endang Sukesi, M.M. materi dan sertifikat akan disampaikan bersama.
Nama saya muncul sebagai sekretaris dalam susunan kepanitian tersebut. Tugas sebagai sekretaris mulai dari pra pelaksanaan, pelaksanaan bahkan sampai pasca pelaksanaan.
Kegiatan pra pelaksanaan antara lain menyusun proposal kegiatan dan mengirimkannya ke Dinas Pendidikan. Komunikasi dan koordinasi dengan pihak dinas pendidikan dilakukan oleh ketua MGBK DKI Jakarta. Namun data dan keperluan administrasi berada di sekretaris.
Tindak lanjut setelah proposal mendapat persetujuan yaitu pembuatan Flyer dan undangan. Flyer akan digunakan sebagai lampiran undangan ke guru bimbingan dan konseling melalui kepala sekolah. Selain flyer dilampirkan dalam undangan, juga digunakan di dalam google formulir pendaftaran peserta webinar.
Pendaftaran sebagai ajang untuk mengetahui jumlah peminat kegiatan. Hal ini sebagai langkah antisipasi dari daya tampung zoom. Apalagi dalam beberapa minggu zoom di Indonesia baru mengalami masalah jaringan. Kondisi zoom aman apabila jumlah peserta zoom dibawah 300 orang.
Rencana yang akan dilaksanakan panitia untuk peserta yang tidak bisa masuk ke dalam zoom dengan mengikuti youtube live. Tugas pra pelaksanaan yang tidak bisa dilupakan yang selanjutnya adalah membuat latar belakang tampilan zoom.
Pada kegiatan pelaksanaan tugas sekretaris tidak begitu merepotkan. Kesibukan sekretaris akan meningkat mendekati akhir kegiatan. Kesibukan mengedarkan daftar hadir serta merekap jumlah peserta menjadi tugas yang menuntut ketelitian. Sekretaris berkewajiban untuk memastikan semua peserta sudah mengisi daftar hadir. Daftar hadir kegiatan akan menjadi lampiran laporan bagi peserta.
Daftar hadir juga menjadi dasar dalam pembuatan sertifikat. Sertifikat akan bermanfaat untuk guru bimbingan dan konseling. Sertifikat langsung ditanda tangani oleh kepala Dinas Pendidikan, akan memiliki angka kredit yang diakui pada saat pengusulan kenaikan golongan.
Proses memperoleh tanda tangan bu Nahdiana juga melampirkan daftar peserta webinar. Blangko yang sudah ditandatangani oleh kepala dinas pendidikan selanjutnya akan dimasukkan nama peserta webinar. Sertifikat yang sudah ada namanya tersebut dibagikan ke peserta melalui email peserta. E-Sertifikat akan terkirim secara otomatis ke email peserta tanpa menunggu waktu lama.
Kemudahan dalam pembuatan E-Sertifkat berkat bantuan pengaya di dalam google sheet. Keuntungan yang saya rasakan dalam kegiatan pembuatan sertifikat ini adalah (1) MGBK SMP DKI Jakarta tidak mengeluarkan biaya untuk membeli kertas dan tinta dalam rangka mencetak sertifikat, (2) bisa dikerjakan dimanapun tidak harus tersambung dengan perangkat printer, (3) langsung terkirim pada saat di-generate, jadi tidak perlu biaya untuk kurir. Apalagi peserta kegiatan berasal dari seluruh wilayah DKI Jakarta; (4) aman dari bahaya kehilangan atau bencana, karena tersimpan di dalam drive panitia dan email peserta; (5) peserta langsung bisa memberikan respon apabila sertifikat belum muncul di email; (6) Proses pengerjaannya pun sangat mudah dan bisa sambil mengerjakan pekerjaan lain.
Cara membuat E-Sertfikat (1) menyiapkan blangko sertifikat ke dalam drive. Blangko awal berupa powerpoint di simpan menjadi google slide; (2) menyiapkan data pribadi peserta di dalam google sheet. Data tersebut sesuai dengan tampilan atau isian sertifikat. Contoh data yang dimaksud nama, tempat tugas dan email; (3) menautkan pengaya ke dalam google sheet yang sudah disiapkan, (4) proses akan berjalan otomatis setelah pengaya diaktifkan, tidak perlu perintah yang lain secara otomatis semua peserta yang ada di data akan menerima sertifikat saat itu juga.
Pembuatan E-Sertikat ini sejalan dengan kondisi pandemi yang membuat semua pekerjaan bisa dilakukan dari rumah. Pekerjaan sebagai sekretaris kegiatan dan sebagai ibu rumah tangga bisa diselesaikan secara bersama.
Marilah bapak ibu yang selama ini masih menggunakan sertifikat manual, tidak ada salahnya mencoba dengan bantuan pengaya. Semoga tulisan ini bermanfaat untuk pembaca sekalian.
