Oleh karena saya di bidang teknologi informasi, maka kadang-kadang saya juga terlibat dalam sebuah proyek pengembangan aplikasi. Nah, biasanya setelah semua tahap sudah selesai, menuju tahap ‘production’, kami membuat user manual untuk klien. Ada juga yang menyebutnya user guide atau panduan bagi pengguna.
Apa saja isinya?
Biasanya aplikasi terdiri atas modul-modul dan berbagai peran pengguna. Misalnya untuk aplikasi perpustakaan ada modul pendaftaran anggota, modul peminjaman buku, modul pengembalian buku, dan sebagainya. Peran penggunanya bisa admin sistem, petugas perpustakaan, kepala perpustakaan, dan anggota perpustakaan.
Nah modul-modul itu diurutkan dan dibagi berdasarkan peran-peran pengguna aplikasi tersebut. Misalnya untuk admin sistem maka umumnya ia menangani tentang administrasi sistem, dari modul administrasi sistem, tampilan sistem, modul pendaftaran, dan sebagainya. Tiap modul dibagi dalam sub-sub modul dan tiap sub modul dibagi dalam fitur-fitur.
Nah, agar pengguna lebih memahami cara menggunakan sistem maka dibuatlah panduan dalam bentuk gambar dan deskripsi. Gambar ini diambil dari tangkapan layar (screenshot) modul tersebut. Misalnya ketika seseorang gagal login maka ia harus menekan tombol mana, maka harus direkam dalam bentuk gambar. Demikian pula jika muncul notifikasi setelahnya.
Untuk mendapatkan tangkapan layar bisa dengan alat bantu seperti snipping tools atau tinggal tekan Print Screen. Lalu tempatkan gambar di area yang diinginkan.
Gambar tangkapan layar ini harus urut dan sebaiknya gambarnya jelas dengan ukuran yang pas, jangan terlalu kecil juga janganlah terlalu besar. Apa saja kolom yang harus diisi, tombol yang harus ditekan ditunjukkan dengan gambar dan penjelasan dalam bentuk kata-kata, sehingga pengguna lebih mudah untuk mengikuti panduan tersebut.
Saat ini user manual biasa dilengkapi dengan video panduan penggunaan karena ada pengguna yang tipenya model membaca tapi ada juga yang lebih mudah langsung praktik dengan menonton video tutorial.
Selamat mencoba. Siapa tahu Kalian bisa magang di software house dengan keahlian ini.
